DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT: VRAAG TIJDIG JE TOELATING AAN!
In normale tijden is er in de gemeente iedere dag wel iets te doen: een avondmarkt, een traktorwijding, een grote fuif, een carnavalsstoet of zelfs een motorcross. Een evenement organiseren doe je natuurlijk niet zomaar. Er zijn best wel een aantal formaliteiten die je moet vervullen.
Toelating gemeente
Voor elke evenement met een openbaar karakter, of het nu een klein, middelgroot of erg risicovol evenement betreft, dien je tijdig een toelating aan te vragen bij gemeente. Dit kan vaak eenvoudig via een aanvraagformulier op hun website van de gemeente. Je bent hiertoe wettelijk verplicht als de activiteit deels of volledig plaatsvindt op het openbaar domein of doorgaat in openlucht.
De gemeente zal het evenement beoordelen op basis van een aantal criteria. Zij gaan na of de activiteit veilig kan verlopen met zo weinig mogelijk overlast voor de buurtbewoners.
- Is de gevraagde locatie nog vrij?
- Kan er zich een veiligheidsprobleem voordoen?
- Heeft het evenement een invloed op de mobiliteit van de buurt?
- Dient er een verkeersafwikkeling te gebeuren?
- Blijft de brandveiligheid gegarandeerd?
- Zijn de nodige materialen nog beschikbaar?
- Kan er lawaaioverlast ontstaan voor de omgeving?
- Zal er toezicht voorzien worden door een erkende bewakingsfirma?
- Is een medische hulppost nodig?
- Zijn de nodige verzekeringen afgesloten?
Advies veiligheidsdiensten en andere partners
Van zodra de aanvraag verwerkt is, zal de gemeente bij risicovolle evenementen ook nog advies inwinnen bij een aantal veiligheidsdiensten. Denk maar aan de politie, de brandweer of medische hulpverlening. Op initiatief van de gemeente kan een coördinatievergadering georganiseerd worden.
Vaak dient ook op voorhand de Lijn of het Agentschap Wegen en Verkeer gecontacteerd te worden, als het evenement georganiseerd wordt op een traject van een lijnbus of een gewestweg.
Van zodra alle adviezen ingewonnen zijn en de voorbereiding van het evenement op punt staat, wordt er toestemming gevraagd aan het college van burgemeester en schepenen. Pas na het verkrijgen van hun toelating kan de activiteit verder uitgewerkt worden.
Hou er dus rekening mee dat de aanvraagprocedure enige tijd in beslag neemt en dat je er dan ook tijdig aan begint. Ook kan de burgemeester bij risicovolle evenementen extra veiligheidsmaatregelen opleggen aan de organisatie. Probeer dan ook al bij aanvang een zo volledig mogelijk en gefundeerd dossier in te dienen. Hou er rekening mee dat je voldoende tijd overhoudt om eventueel bijkomende maatregelen te treffen.
Rol van de politie
De lokale politie draagt de verantwoordelijkheid om op een evenement de ‘openbare orde’ te handhaven en dus toe te zien op de rust en de veiligheid in de buurt van het evenement. Voor je je toelating aanvraagt, kan je op voorhand bij hen ook al enig advies inwinnen via het volgende e-mailadres: pz.loon.hhoo@police.belgium.eu.
Indien je politiebegeleiding aanvraagt voor je evenement, dien je sowieso ook twee maanden op voorhand deze politiebegeleiding aan te vragen. Dit doe je door de vragenlijst in te vullen via volgende link:
Je wil gebruikmaken van politiebegeleiding tijdens een evenement? | Lokale Politie Kanton Borgloon