Versterk ons team: Assistent Kwaliteitskruispunt

Beschrijving directie

De directie Informatie vormt het centrale knooppunt voor informatiegestuurde politiezorg. Ze versterkt de kwaliteit, analyse en verspreiding van bestuurlijke, gerechtelijke en verkeersinformatie binnen het korps en vertaalt omzendbrieven naar operationele richtlijnen. De directie bestaat uit de dienst Kwaliteitskruispunt en de dienst Sturingskruispunt. 

De dienst Kwaliteitskruispunt bewaakt de kwaliteit en volledigheid van de informatiecyclus, met taken zoals de controle van processen-verbaal en registraties, het beheer van de ANG, kantschriften en briefwisseling, en de opvolging van gerechtelijke en bestuurlijke stukken.

Functieprofiel

Functionele doelstelling 1: operationele uitvoering 

Deze doelstelling richt zich op de operationele uitvoering van jouw functie en beschrijft de kerntaken en verantwoordelijkheden die je dagelijks opneemt. Je handelt daarbij conform de geldende wettelijke en statutaire bepalingen, de missie, visie en waarden van de organisatie, de opdrachtbrief van de korpschef en het zonaal veiligheidsplan. 

Deeltaken

• Je draagt actief het informatiebeleid binnen de politiezone uit.
• Je staat in voor de kwalitatieve controle van gerechtelijke dossiers, zowel gerechtelijk-niet verkeer als verkeer en verkeersongevallen.
• Je staat in voor het in- en uitschrijven, verdelen en opvolgen van gerechtelijke opdrachten en andere (digitale) briefwisseling.
• Je zorgt voor een kwalitatieve overdracht met de Algemene Nationale Gegevensbank (ANG).
• Je controleert de koppelingen in het politioneel informaticasysteem (ISLP).
• Je wordt, als lid van het team kwaliteitskruispunt, ingezet binnen een geïntegreerde, korpsbrede werking en draagt zo bij aan de politiezorg, onder meer via
  • de kwalitatieve overdracht van informatie;
  • het raadplegen, nazicht verrichten en voeden van diverse databanken;
  • het opvolgen van de archivering van de dossiers;
  • toezicht houden op het respecteren van de opgelegde doorlooptermijnen;
• Je onderhoudt contacten met interne diensten en staat in voor het beantwoorden van vragen die gesteld worden rond informatie.
• Je sensibiliseert medewerkers over het belang van een goede opvolging van processen verbaal.
• Je voert bijkomende taken uit die aansluiten bij jouw expertise, op vraag van jouw leidinggevenden. 

Functionele doelstelling 2: kwaliteits- en procesgericht werken 

Deze doelstelling richt zich op jouw bijdrage aan het verbeteren en opvolgen van de werking binnen je dienst. Je volgt de geldende procedures en richtlijnen correct op en signaleert knelpunten of verbeterpunten. Je denkt mee over efficiënte werkmethodes en ondersteunt de samenwerking met collega’s en externe partners. Door zorg te dragen voor materiaal, middelen en informatie draag je bij aan een kwalitatieve en betrouwbare politiezorg. 

Deeltaken

• Je volgt de mailboxen toegewezen aan de directie op, verwerkt binnenkomende berichten en zorgt voor een correcte toewijzing of afhandeling.
• Je past procedures, richtlijnen en werkafspraken correct, uniform en consequent toe.
• Je signaleert knelpunten in administratieve processen binnen jouw dienst en directie en formuleert gerichte verbetervoorstellen.
• Je ondersteunt de invoering van nieuwe werkprocessen, digitale toepassingen, sjablonen en tools.
• Je zorgt voor een correcte, ordelijke en traceerbare archivering van dossiers en documentatie.
• Je registreert afwijkingen, beslissingen en uitzonderingen op een gestructureerde en eenduidige manier.
• Je bewaakt de datakwaliteit door invoercontroles uit te voeren en fouten of inconsistenties tijdig te melden.
• Je bevordert een vlotte en transparante informatiedoorstroming binnen jouw directie.
• Je communiceert helder en tijdig over wijzigingen, deadlines en procedurele afspraken die beide diensten aanbelangen. 

Functionele doelstelling 3: Professionele ontwikkeling en organisatiebijdrage 

Deze doelstelling richt zich op jouw bredere bijdrage aan je eigen ontwikkeling en die van de organisatie. Je investeert in je professionele groei door opleidingen en nieuwe kennis actief te benutten in de praktijk. Je deelt je ervaring en expertise met collega’s en draagt zo bij aan een lerende en ondersteunende teamcultuur. Je werkt constructief mee aan initiatieven die de werking van de politie en de samenwerking met de gemeenschap versterken. Zo lever je een positieve bijdrage aan de ontwikkeling en het imago van de organisatie. 

Deeltaken

• Je detecteert jouw opleidingsnoden, volgt ontwikkelingen in wetgeving en fenomenen op en investeert blijvend in jouw eigen professionele groei.
• Je deelt je kennis en ervaring met collega’s en staat binnen het domein informatie mee in als aanspreekpunt. Vanuit die kennis ondersteun je collega’s, geef je advies en neem           je initiatief om acties of opleidingen rond jouw thema’s binnen de organisatie op te starten en te begeleiden.
• Je draagt bij aan een lerende en professionele teamcultuur door kennis en ervaring te delen.
• Je hebt aandacht voor fysieke, mentale en sociale problemen bij collega’s en maakt dit bespreekbaar.
• Je meldt organisatorische of structurele knelpunten via de juiste weg en helpt mee zoeken naar oplossingen. 

Waarden van onze politiezone

Open Kijk: We kijken naar de wereld vanuit verschillende invalshoeken. We hebben oog voor en houden rekening met veranderingen in de maatschappelijke realiteit. We zijn creatief en kritisch in het vinden van antwoorden. We denken out-of-the-box en omhelzen innovatie als een opportuniteit om het anders en/of beter te doen.

Focus: We organiseren en structureren ons werk, van planning tot uitvoering, om het zo goed mogelijk te doen. We kiezen voor duurzame oplossingen en mikken op een maximum aan meerwaarde.

Verbonden: We werken op een empathische wijze aan een maximale service op vlak van bereikbaarheid, beschikbaarheid en kwaliteitszorg. We weten wat er leeft in onze omgeving en bij onze belanghebbenden. We zijn een verbindende factor. Teamspirit en loyaal gedrag kenmerken de verbondenheid met de organisatie. We stimuleren samenwerking op alle niveaus en we vinden als team aansluiting bij elkaar.

Goesting: We hebben een ongedwongen goesting voor/in het werk. Passie en gedrevenheid zijn onze bouwstenen voor een resultaatsgerichte organisatie waarin elke medewerker zich verder kan ontplooien en de eigen groei actief in handen kan nemen. In een diverse maatschappij staat onze open geest garant voor een respectvolle en verdraagzame organisatie. We voelen ons ambassadeurs van de organisatie en dragen dit ook actief uit.

Blauw Vakmanschap: Ons werk vereist moed en durf. Waar anderen een stap terugzetten, stappen wij naar voren en treden we op. We zijn en blijven integer en professioneel, ook in moeilijke situaties. We zien vakmanschap als meer dan louter het correct kunnen uitvoeren van de job. We hebben de nodige vaardigheden, attitude en kennis, stralen beroepsfierheid uit en zijn geïnspireerd door onze waarden.

Competenties voor deze functie binnen onze waarden

1 Open Kijk: Kritisch denken: Informatie aftoetsen en beoordelen om tot de best passende oplossing te komen

• Je onderscheidt hoofd- en bijzaken
• Je haalt uit tegenstrijdige of onduidelijke informatie de kern, ook al is niet alle informatie voorhanden
• Je gaat doeltreffend om met onvolledige informatie en zoekt aanvullende informatie waar nodig
• Je neemt informatie niet zomaar voor waar aan maar stelt deze kritisch in vraag
• Je integreert bijkomende elementen in je analyse 

2 Focus: Plannen en organiseren: We organiseren en structureren ons werk, van planning tot uitvoering, om het zo goed mogelijk te doen. We kiezen voor duurzame oplossingen en mikken op een maximum aan meerwaarde. 
Plannen en organiseren: Doelen stellen, prioriteiten bepalen en middelen gericht inzetten om het werk te voltooien 

• Je organiseert diverse taken volgens geldende voorschriften, normen en procedures

• Je bepaalt de meest efficiënte aanpak voor het uitvoeren van verschillende taken
• Je houdt bij het organiseren van de planning rekening met de urgentie en belangrijkheid van taken
• Je houdt rekening met zowel de benodigde als de beschikbare tijd bij het plannen van taken
• Je voert meerdere taken gestructureerd en doelgericht uit 

3 Vooruitstrevend leiderschap: Ondersteunen: Kennis en ervaring delen, medewerkers wegwijs maken in de organisatie en een voorbeeldrol opnemen

• Je zorgt ervoor dat medewerkers zich comfortabel voelen om vragen te stellen en te leren uit fouten
• Je toont voorbeeldgedrag waaraan medewerkers zich kunnen spiegelen
• Je ondersteunt medewerkers bij moeilijkheden
• Je neemt medewerkers mee in de werking van de organisatie
• Je zorgt ervoor dat medewerkers de weg vinden naar de nodige informatie en middelen 

4 Verbonden: Klantgericht handelen: De verwachtingen en noden van anderen begrijpen en zorgen voor een optimale dienstverlening 

• Je diept de vraag van anderen uit om hun behoeften te doorgronden
• Je geeft anderen objectief advies dat aansluit bij hun noden
• Je onderneemt actie om vragen adequaat op te lossen en verwijst door indien nodig
• Je verleent nazorg en initieert concrete acties op basis van feedback
• Je neemt actief deel aan overlegmomenten en onderhoudt regelmatig contact met externe partners in functie van de dienstverlening 

5 Goesting: Veerkracht tonen: Effectief omgaan met uitdagingen en veranderingen en met een positieve instelling doorgaan. Daarbij jezelf voortdurend ontwikkelen en constructief omgaan met feedback 

• Je stelt regelmatig je functioneren in vraag en leert uit je ervaringen en ontvangen feedback
• Je weet wat je nog kan bijleren en grijpt elke kans om dat te doen
• Je straalt motivatie uit en benadert uitdagingen met een positieve instelling
• Je blijft vastberaden, zet door en inspireert anderen met je doorzettingsvermogen
• Je deelt openlijk je uitdagingen, leert daaruit en vraagt hulp wanneer nodig 

6 Blauw vakmanschap: Dagelijks vakmanschap: Het toepassen van functiespecifieke kennis en vaardigheden om taken correct uit te voeren, waardoor continuïteit en betrouwbaarheid gewaarborgd worden 

• Je weet waar je wetgeving, richtlijnen en interne procedures vindt en denkt proactief na over de wettelijke kaders voordat je actie onderneemt
• Je handelt in lijn met de voorgeschreven normen en waarden en respecteert de richtlijnen voor kledij en voorkomen
• Je schakelt vlot tussen taken en tussen theorie en praktijk
• Je past je flexibel aan wanneer de situatie daarom vraagt
• Je werkt nauwkeurig, streeft naar de hoogste kwaliteit en controleert of je werk voldoet aan de gestelde normen
• Je beheerst je functiespecifieke kennis en versterkt deze waar nodig door opleidingen te volgen of hulpmiddelen aan te vragen
• Je blijft professioneel bij incidenten en beheerst je emoties
• Je formuleert je boodschap helder, hanteert toegankelijk taalgebruik en drukt je vlot uit
• Je schrijft vlot en gestructureerd een kwalitatieve tekst
• Je gebruikt digitale tools correct en op een efficiënte manier 

Aanbod

• Voltijds contract (38u)
• Marktconforme verloning (CC1)
• Maaltijdcheques (€6/ 7u36)
• Vakantiegeld & eindejaarspremie
• 32 + 2 verlofdagen + wettelijke feestdagen
• Gratis hospitalisatieverzekering
• SSD
• Gratis abonnement openbaar vervoer
• Fietsvergoeding
• Gezondheidsbeleid
• Device policy

Solliciteren
Solliciteer je graag voor deze functie? Maak dan vliegensvlug volgende documenten over aan PZ.DKH.HRM@police.belgium.eu – contactpersoon Lincy de Jong:

• Jouw cv
• Jouw motivatiebrief
• Jouw hoogst behaalde diploma (voor deze functie is een secundair diploma vereist)
• Een uittreksel uit het strafregister (max. 3 maand oud)